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1、公司原始记录工作管理制度范本第一条原始记录是企业统计核算、会计核算、业务核算的依据, 是企业的一项重要的基础工作。为加强原始记录的管理,特制定本办 法。第二条本办法所指的是原始记录,是指按规定的格式,用数字 和文字对企业经济活动中的具体事实进行的最初记载。公司的原始记 录大致分为：生产、技术、设备、能源、计量、质量、安全、劳资、 供销、财务、行政福利及其他,按专业归口管理。凡根据原始记录整理、登记、填制的汇总表、登记表、账、卡及 非经济活动的记载文件和不记载实际执行情况的表、单都不算原始记 录。原始记录的填制必须符合下面要求：原始记录的各项内容,必须根据实际情况详尽地填写齐全,不 得遗漏,以确

2、保原始记录所反映的经济业务真实可靠,符合实际。原 始记录的基本内容包括；原始记录的名称、填制记录的日期、接受记 录单位的名称、经济业务的主要内容、经济业务事项的计量单位、规 格、数量、单价和金额、填制记录单位和接受记录单位的有关人员的 签章、发票上应印有税务专用章、行政事业单位按规定收取费用时, 就使用财政部门统一印刷的收据。从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章。从个人取 得的原始记录,必须有填制人员的签名或盖章。自制原始记录必须有 经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章。对外开出的原始记录, 必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始记录,大写与小写金额必须相符。 购买实物的原始

3、记录必须有验收证明。支付款项的原始记录必须有收 款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始记录,应当注明各联的用途,只能以一联作为 报销记录。一式几联的发票和收据,必须用双面复写纸（发票和收据 本身具备复写纸功能的除外）套写,并连续编写。作废时应当加盖“作 废戳记,连同存根一起保存,不得撕毁。二级企业核算单位中,发生销货退回时,除填制退货发票外, 还必须有退货验收证明；退款的,必须取得对方的收款收据或者汇款 银行的记录,不得以退货发票代替收据。职工公出借款凭据,必须附在记账记录之后,收回借款时,应 当另开收据或者退还借据副本,不得退还原借款收据。经上级有关部门批准的经济业务,应当将批准文件作为原

4、始记 录附件。如果批准文件需要单独归档的,应当在记录上注明批准机关 名称、日期和文件字号。原始记录要用蓝色或黑色笔填写,文字、数字书写要规范。原始记录须根据经济业务执行情况或完成情况,按照规定时间 及时填制,避免事后回忆填制造成差错,贻误工作。原始记录不得随意涂改、刮擦、挖补。假设填写错误需要更正 时,须画线更正,即将写错的文字或数字,用红线画掉,再将正确的数字或文字写在画线部分的上方,并加盖经手人印章。第三条原始记录由XX统一管理,各业务科室分工负责。即原 始记录的制定、颁发、整顿等工作,由XX组织协调,原始记录的设 计、修改以及督促、检查和汇总、整理等工作由各分管业务工作的科 室负责。第四

5、条 设立原始记录的原则。设立原始记录应从生产经营管理的实际需要出发,建立相应的 原始记录。设立原始记录,在计算方法范围、口径等方面必须符合国家报 表和企业内部报表的要求。设立原始记录,各科室应互相配合,做到既能满足统计、会计、 业务核算和有关管理工作的要求,又避免各搞一套,烦琐重复。原始记录要简明扼要,以便于职工掌握,以利于开展群众性的 记录活动。第五条各业务科室设计的原始表格,应送XX审查,呈主管厂 领导批准实施负责全厂原始记录表格的印刷、保管、发放。第六条 各科室、车间应经常检查原始记录工作,督促各岗位记 录员或职工准确、及时、全面、清楚地填写好各种原始记录。统计人员应加强对原始记录的管理

6、,负责按月收集,分门别类, 逐月装订成册,将主要原始记录交办公室统一保管,以备查用。为发 挥原始记录的作用,应建立相应的原始记录台账或整理表,对主要的 原始数据进行分类、归纳、登记,使数据台账化。第七条原始记录要全面、及时、准确、清晰,不得任意涂改或 撕毁,保持原始记录完整无缺。记录者要对客观实际情况通过直接观 察或计量的方法如实进行记录,不允许主观臆造或随意杜撰,保证原 始记录的真实性。原始记录的格式设计要求科学、适用、简明易懂,便于记录,记 录要做到字迹清晰,记载及时,内容完整。除国家正式报表外,所有 原始记录和因工作需要印刷表格、原始记录、台账、卡片等,应提供 表式,审核后方可印刷,否则

7、财务不予报销。各种原始记录,必须妥 善保管,不得损坏和遗失。对过时的记录,如认为没有保存价值,应 呈请主管科室或主管领导批准,并经XX会签后,方可销毁。原始记 录的保存年限分类分别为1-5年。第八条 加强对原始记录的审核,财务或审计部门通过对原始记 录的复核,确保原始记录的数据准确无误,做到账实相符,账物相符, 同时也防止有不合理、不合法的票据作为原始凭证进行报销入账,原 始记录的审核要求：进行原始记录的政策性审核。审查原始记录所反映的经济业务 是否合理合法,有无违反规章制度和不按规定办事的行为。进行原始记录的技术性审核。审核原始记录的内容和填制手续 是否符合规定的要求。各级领导要重视原始记录

8、工作,对各记录岗位要配备固定记录人 员（专职或兼职）负责记录,做到职责明确、分工清楚,及时准确地 填制原始记录,并加盖报送单位公章按时报送财务部门。财务部门应加强对原始记录的保管工作,使用人对原始记录应及 时整理加工,通过数据的汇集,及时发现漏洞并改进完善,要妥善保 管原始记录,防止原始单据的遗失和同一经济业务多次报账的情况。 对原始记录的借阅手续建立借阅记录手册,登记签字,以此确保原始 记录的完整性和延续性。第九条原始记录实行统一管理,分工负责,全厂由计划调度处 和财务处分别负责生产管理方面和经营管理方面的原始记录,主要负 责审核各归口业务拟定补充修改的原始记录,统一编号,建立原始记 录目录

9、,并负责对原始记录执行情况的检查和业务指导,保证原始记 录的正确使用。各主要业务归口部门的分工如下：计划调度处负责:厂内计划及各种综合统计报表等方面的记录; 产品质量、半成品、在制品、铸锻件、外协件等有关数量和质量,伤 亡事故、劳动保护及安全教育方面的记录。营销总公司负责：产品供货合同及成品、备件入库,保管、发 货等各方面的记录。研究所负责：产品试验以及产品设计等方面的记录；产品工艺 管理及材料定额等各方面的记录。检计处负责；产品质量检查方面的记录；计量和金相试验及仪 器计量工具修理等方面的记录;用户服务方面的记录。劳资保卫处负责：劳动力数量,工时利用、出勤、加班加点以 及人员变动；工时定额和

10、工票等方面的记录;职工教育方面的记录。设备处负责：设备的数量、使用、变动,事故以及电、气消耗 等方面的记录；能源耗用、节约等各方面的记录。工具处负责；工装的制造、调拨、消耗等各方面的记录。供应处负责：物资的收发、领退、消耗、结存以及节约等各方 面的记录。运输队负责；汽车运行吨、公里油耗、汽车修理等各方面的记 录。财务处负责；会计核算、现金收支、转账等各方面的记录。生活服务公司负责：土建工程完工验收交接方面的记录,医药 卫生、因病缺勤等各方面的记录。关于原始记录的管理总则：第一,应进一步建立健全包括教学、科研、劳资、采购、运输、 财务成本、内部结算等方面的原始记录制度,统一各项记录格式。传 递路

11、线,汇总方法和保管方法。填制方法要符合会计制度及内部牵制 制度的要求。原始记录要能完整、准确反映经济活动。第二,健全财务核算资料体系,包括发票、收据、记账记录、工 资表格、费用报销、借款单据以及各种财务报表。第三,计算机原始资料录入制度,包括人员管理、资料输入与复 核、资料备份等,确保计算机资料真实、准确、安全。第四,各原始记录的填制人、审核人应对填制,审核的原始证录 负责。第十条各单位应认真做好原始记录的管理工作,有关人员要明 确责任严格按规定的路线传递,正确完整填报,不得弄虚作假,不得 任意涂改撕毁。视情节轻重对有关人员及领导分别给予罚款或行政处 分。第士一条各业务归口单位如需新增或变更原始凭证时,必须提 出式样填制说明和传递路线,经营计划处或财务处审核,统一编号后 方可印刷,未经批准编号的原始凭证,办公室不予批准印刷。所填报 单位有权利拒填。第十二条凡对外提供或在全厂公布的原始统计数字,应以计划 处提供的数字为准,由各业务处室分管上报的数字,以业务处室的数 字为准,有关车间各项指标的数字,以车间统计员的数字为准,各部 门统一指标的数字应互相核对、保证统一,防止数出多门,造成混乱。第十三条各业务归口单位的原始记录,应按月（年）装订成册, 由指定专人妥善保管,保管期限一般为五年。属于全厂综合性的统计 资料应交厂文书档案室存档,财务会计方面的原始凭证的保管期限根 据上级规定执行。