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项目八

应收、应付款管理子系统教学目的和学习目标：通过对本项目的学习，要求了解应收、应付款管理子系统的主要功能及业务处理流程；掌握应收、应付款管理子系统的日常业务处理操作方法。学习重点和学习难点：学习重点是企业在日常业务中如何通过软件来处理各种往来业务及相关账表查询；学习难点是各种往来业务的日常业务处理操作方法。案例导入

异军突起的山寨手机，曾让做手机配件的东莞富仁诚实业有限公司接单接到手软。然而一场金融风暴袭来，使整个产业链的上下游都难逃此劫。金融风暴过后，大浪淘沙般地让一些中西企业彻底退出手机配件市场。东莞富仁诚虽然凭借过硬的制造技术侥幸活了下来，但是老板魏总已经清醒地意识到：如果还不苦修内功，下一个离开的就是自己。由于业务员对什么时候该收款，该收哪笔款，计划收回多少全是糊里糊涂，导致企业应收回款困难，资金占用严重，供货商往来管理混乱，付款不及时，引起东莞富仁诚信誉度不断下降。对于这一切，魏总是看在眼里，急在心里。

常言道：“凡事预则立，不预则废。”财务软件的应收应付款系统提供收款付款预警功能，能有效地解决这个问题。企业可以自己设置预警提前天数，比如把收款预警设成14天，那么软件就会提前两周给出预警信息，提醒用户应该关注并开始组织催收那些到期了而没有收回的款项。同样道理，软件业可以针对应付款给出预警信息，提示企业该给哪些供货商付款了，以便提前安排资金。

同时，为了避免产生呆账坏账，应收、应付款系统设计了信用控制，可以设定客户（供应商）的信用额度和收（付）款期限。还可针对某个业务员设置信用额度，业务员小王，能经手的应收账款总额是50万元。过了设置业务员经手的应收（付）款的账期，业务员小王的客户最长可以欠款八个月。通过信用管理，帮助企业做到事前控制，将风险降到最低点。任务二、应收、应付款管理子系统初始化1、账套参数设置

启用软件企业应用平台，选择“财务会计”中的“应收款管理”，再选中“设置”目录下的“选项”功能，系统弹出“账套参数设置”对话框，如图所示。单击“编辑”按钮可修改参数。（1）“常规”选项卡设置（2）“凭证”选项卡设置

（3）“权限与预警”选项卡设置

（4）“核销设置”选项卡设置2、初始设置（1）设置科目（1）基本科目设置。企业可以在此定义应收系统凭证制单所需要的基本科目。应收科目、预收科目、销售收入科目、税金科目等。（2）基本科目设置时输入的科目必须是总账系统中的末级科目，输入的应收科目、预收科目等必须是已在科目档案中被设置为“客户往来”和受控于应收系统的会计科目。（3）控制科目设置。企业可以在此进行应收科目、预收科目的设置。系统提供三种设置控制科目的依据，即按客户分类、按客户、按地区分类三种依据，在“设置科目”/“控制科目设置”中分别列示客户分类、客户明细、地区分类三种形式。（4）产品科目设置。企业可以在此进行销售收入科目、应交增值税科目、销售退回科目的设置。系统提供了两种设置存货销售科目的依据，即按存货分类和按存货两种依据。在此设置的销售科目，是系统自动制单科目取值的依据。（5）结算方式科目设置。企业可以在此进行结算方式、币种、科目的设置。对于现结的发票、收付款单，系统依据单据上的结算方式查找对应的结算科目，系统制单时自动带出。（2）设置账龄区间账龄区间设置指企业定义应收账款或收款时间间隔的功能，便于企业根据自己定义的账款时间间隔，进行应收账款或收款的账龄查询和账龄分析，详细了解在一定期间内所发生的应收款、收款情况。3、录入期初数据(1)在“应收款管理”窗口，单击“设置”中的“期初余额”选项，系统弹出“期初余额—查询”窗口。如图(2)选择查询条件。单击“确定”按钮，打开“期初余额明细表”窗口。

(3)单击“增加”，系统弹出“单据类别”窗口，如图所示。选择单据名称、类型和方向，单击“确定”按钮。

(4)选择录入销售专用发票后，即打开“销售专用发票”窗口(5)录入销售专用发票数据后，单击“保存”按钮。(6)期初余额录入完成后，单击菜单栏中的“账表管理—业务账表—与总账对账”，系统弹出“对账结果”窗口，如图8-11所示。查看数据是否平衡。若不平则需检查修改，直至平衡。任务三、应收、应付款管理子系统日常业务处理1、单据处理单据处理是应收款管理系统业务处理的起点，可以录入销售业务中各类发票以及销售业务之外的应收单据。若与销售管理系统集成，则销售发票及代垫费用产生的其他应收单不在应收款管理系统中录入，而由销售管理系统传递，除此之外的应收单在应收款管理系统中录入；若不与销售系统集成，则可以录入销售业务中的各类发票，以及销售业务之外的应收单。1）应收单据处理（1）应收单据录入应收单录入是对未收款项的单据进行录入，录入时首先用代码录入客户名称、与客户相关的内容由系统自动填列。其次进行货物名称、数量、金额等内容的录入。[例5-32]9日，销售部销售给振华车行独轮杂技车50辆，收入40000.00元，销项税6800.00元。操作步骤：①在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【应收单据处理】︱【应收单据录入】双击，弹出【单据类别】选择对话框。②在【单据类别】选择对话框中，选择单据名称“销售发票”、单据类型“销售专用发票”和方向“正向”，然后单击【确定】按钮，进入【销售发票】录入界面，如图所示。③单击工具栏上的【增加】按钮，录入发票相关信息，然后单击工具栏上的保存按钮对填制的发票进行保存，然后关闭【销售发票】录入窗口。（2）应收单据审核应收单审核是在单据保存后对单据正确性进一步审核确认。审核人和制单人可以是同一操作员，但必须具有审核权限。单据审核后，将从单据处理功能中消失，审核后的单据可以通过单据查询功能查看。应收单据审核分手工审核、自动批量审核两种审核方式，其中手工审核又分为单张审核与批量审核两种方式。操作步骤：①在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【应收单据处理】︱【应收单据审核】双击，弹出【应收单过滤条件】设置对话框。②设置过滤条件或保持默认，然后单击【确定】按钮，进入【单据处理】窗口，如图所示。③在【选择】栏双击添加审核标志“Y”选中要审核的单据，然后单击工具栏上的【审核】按钮，系统开始审核，并弹出审核信息对话框。④单击【确定】按钮，系统完成审核处理，并在【审核人】栏添加审核人姓名。2）收款单据处理收款单据处理主要是对收款单据（收款单、红字收款单）进行管理包括收款单、红字收款单的录入、审核。（1）收款单据录入收款单据录入，是将已收回的款项，作为收款单录入到应收款管理系统中。[例5-33]9日，在销售商品同时，收到振华车行银行转账支票一张，票号ZZ2188，金额46800.00元，送存工商银行。操作步骤：①在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【收款单据处理】︱【收款单据录入】双击，进入【收付款单录入】窗口，如图所示。②单击【增加】按钮，然后选择客户“振华车行”、结算方式“转账支票”、结算科目“10020101工行存款/人民币户”、输入结算金额“46800”、输入票据号如“ZZ2188”、输入其他信息，选择输入完毕后，单击工具栏上的保存按钮对录入的收款单进行保存。（2）收款单据审核主要完成收款单的自动审核、批量审核。它是对收款单信息的再确认，目的是保证录入信息的准确性。操作步骤：①在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【收款单据处理】︱【收款单据审核】双击，弹出【收款单过滤条件】设置对话框。②设置过滤条件或保持默认，然后单击【确定】按钮，进入【收付款单列表】窗口，如图5-44所示。③在【选择】栏双击添加审核标志“Y”选中此张单据，然后单击工具栏上的【审核】按钮，系统开始审核，并弹出审核结果信息对话框，单击【确定】按钮，完成该收款单的审核处理。2、单据核销单据核销也称为单据结算，指用户日常进行的收款核销应收款、付款核销应付款的工作。单据核销的作用是解决收回客户款项核销该客户应收款以及支付供应商款项核销企业应付款的处理，通过建立核销记录，监督应收（付）款及时核销，加强往来款项的管理。单据核销处理有两种处理方式：手工核销与自动核销。手工核销指由用户手工确定收（付）款单核销与它们对应的应收（付）单的工作。首先根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强了往来款项核销的灵活性。自动核销指用户确定收（付）款单核销与它们对应的应收（付）单的工作。首先可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后系统自动核销，加强了往来款项核销的效率性。1）手工核销（1）手工核销信息设置手工核算处理需要用户设置核销处理方式，需要设置的基本信息有：客户、币种、部门、业务员、单据类型过滤条件、单据过滤条件等。（2）手工核销规则手工核销时，需要注意以下规则：①手工核销时一次只能显示一个客户（或供应商）的单据记录，且一次只能对一种收（付）款单类型进行核销，即手工核销的情况下需要将收款单和付款单分开核销。②若发票中同时存在红蓝记录，则核销时必须先进行单据的内部对冲。2）自动核销自动核销记账的规则是一个客户（或供应商）+一张收（付）款单给一个处理号。自动核销完成后系统显示一份核销kok电子竞技，内容有：客户（或供应商）编码、客户（或供应商）名称、核销币种、原币金额、对冲本币金额。自动核销按下列顺序进行核销处理：（1）第一步：用收（付）款单核销蓝字应收（付）单和发票，此时的发票需要先进行单据内部冲销。（2）第二步：用收（付）款单核销红字预收（付）款。（3）第三步：预收（付）款冲销蓝字应收（付）单和发票，此时的发票也需要先进行单据内部冲销，此种情况是在过滤条件中包含了预收（付）款时进行的。（4）最后核销的是单据中的预收（付）款记录。3）应收款核销业务类型（1）收款单与应收单据全额核销当收款单的数额等于原有单据的核销数额时，收款单与原有单据可进行全额核销。业务处理过程如下：①销售货物时，填制应收单。②收到货款时，填制收款单。③对应收单和收款单进行核销。（2）使用预收款进行核销如果客户在购货前预付了一部分订货款，在购货后又付清了剩余的款项，并且要求这两笔款项同时结算，则在核销时需要使用预收款。业务处理过程如下：①收到第一笔款项时，录入一张收款单，形成预收款。②发送货物时，根据发票填制应收单据。③收到第二笔款项后，录入一张收款单，收款单据记录科目为“1122应收账款”。④将两张收款单与应收单进行核销。（3）收款单与应收单部分核销当收款单的数额小于原有单据的数额时，可对应收单据进行部分核销。业务处理过程如下：①销售货物时，填制应收单。②收到货款时，填制收款单。③对应收单和收款单按收款单金额进行核销。（4）收款单的数额部分核销以前的单据，部分形成预收款和当前结算的客户有往来款，但是收到的款项大于原有单据的数额，收到的货款一部分核销原来的单据，一部分形成预收款。业务处理过程如下：①销售货物时，填制应收单。②收到货款时，填制收款单。③对应收单和收款单进行核销，余额形成预收款。（5）预收款项大于实际结算货款，退付多余预收款业务处理过程如下：①收到订货款项时，录入收款单，形成预收款。②销售货物时，填制应收单。③将差额款项退回，填制付款单。④将收款单、付款单、应收单据三者进行结算。3、坏账发生与回收坏账是指企业无法收回或收回的可能性极小的应收款项，由于发生坏账而产生的损失称为坏账损失。1）坏账发生坏账发生指用户确定某些应收款为坏账的工作。通过坏账发生功能用户可选定发生坏账的应收业务单据，确定一定期间内应收款发生的坏账，便于及时用坏账准备进行冲销，避免应收款长期呆滞的现象。操作步骤：①在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【坏账处理】︱【坏账发生】双击，弹出【坏账发生】对话框。②在【坏账发生】对话框中，选择发生坏账的客户，然后单击【确定】按钮，进入【发生坏账损失】对话框。③在【本次发生坏账金额】栏单击，并修改其金额，然后选定单据类型，单击工具栏上的【确认】按钮，系统弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。2）坏账收回坏账收回指系统提供的对应收款已确定为坏账后又被收回的业务处理功能。通过坏账收回功能可以对一定期间发生的坏账收回业务进行处理，反映应收账款的真实情况，便于对应收款的管理。操作步骤：①先进入【收付款单录入】窗口，录入收款单，录入时注意与发生坏账时的业务金额一一对应，并注意不要进行审核处理。②在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【坏账处理】︱【坏账收回】双击，弹出【坏账收回】对话框。③在【坏账收回】对话框中，选择客户、部门、业务员，并参照选择与之对应的收款单，金额自动显示。④单击【确定】按钮，系统弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。4、转账处理应收/应付款管理系统提到的转账处理则是指应收账户、预收账户、应付账户、预付账户间的款项划转处理。应收款管理转账处理包括预收款冲抵应收账款、应收款冲抵应付账款、应收款冲抵应收款、红字单据冲抵正向单据等方式。应付款管理转账处理包括预付款冲抵应付账款、应付款冲抵应收账款、应付款冲抵应付款、红字单据冲抵正向单据等方式。1）预收款冲抵应收款预收款冲抵应收款是指用客户的预收款核销该客户的应收欠款。[例5-34]用宏远商厦的80000.00元预收货款，冲抵其应收货款。操作步骤：①在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【转账】︱【预收冲应收】双击，进入【预收冲应收】对话框，如图所示。②在【预收冲应收】对话框中，选择【预收款】选项卡，参照选择录入客户“宏远商厦”，然后单击【过滤】按钮，将宏远商厦的预付款分笔显示在列表框。③切换到【应收款】选项卡，单击【过滤】按钮，将宏远商厦的应收账款分笔显示在列表框。④在【转账总金额】文本框中录入对冲金额“80000.00”，然后单击【分摊】按钮，系统根据对冲金额分别填列【预收款】选项卡和【应收款】选项卡的【转账金额】栏。⑤单击【自动转账】按钮，系统自动完成对冲处理，并弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。2）应收款冲抵应付款应收款冲抵应付款是指用某客户的应收账款，冲抵某供应商的应付款项。[例5-35]经协商用振华车行的32760.00元应收账款冲抵青岛轮胎厂的部分应付账款。操作步骤：①在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【转账】︱【应收冲应付】双击，进入【应收冲应付】对话框，如图所示。②在【应收冲应付】对话框中，选择【应收冲应付】选项后，单击【应收】选项卡，参照选择录入客户“振华车行”，然后单击【过滤】按钮，将振华车行的应收账款分笔显示在列表框。③切换到【应付】选项卡，参照选择录入供应商“青岛轮胎厂”，然后单击【过滤】按钮，将青岛轮胎厂的的应付账款分笔显示在列表框。④在【转账总金额】文本框中录入对冲金额“32760.00”，然后单击【分摊】按钮，系统根据对冲金额分别填列【应收】选项卡和【应付】选项卡的【转账金额】栏。⑤单击【自动转账】按钮，弹出【是否进行自动转账】信息提示框，单击【是】按钮，系统自动完成对冲处理，并弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。3）应收款冲抵应收款应收款冲抵应收款是指将一家客户的应收款转到另一家客户中。通过该功能将应收款业务在客户之间进行转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客户间入错户或合并户问题。操作步骤：①在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【转账】︱【应收冲应收】双击，进入【应收冲应收】对话框，如图所示。②选择转出户、转入户，然后单击【过滤】按钮，显示转出户的应收款单据信息。③在【并账金额】栏录入并账金额，然后单击【确定】按钮，系统进行转账处理，并弹出【是否立即制单】信息提示对话框，单击【是】按钮，立即生成凭证；单击【否】按钮，可在系统集中制单模块进行凭证的生成。4）红票对冲红票对冲是指用红字发票与其蓝字发票进行冲抵，该功能可以进行红字单据冲销正向单据的处理。红票对冲有自动冲销和手工冲销两种处理方式。（1）自动对冲在进行自动红票对冲业务处理时应遵循如下规则：①自动对冲的过滤条件只可以输入客户的范围。②币种、汇率根据自动对冲时输入的内容确认记账，记账日期为当前处理的注册日期。③自动对冲的顺序：第一步，当单据本身存在有红蓝表体记录的情况时，先进行单据的内部对冲。第二步，红字单据中有对应蓝字单据编码的红票。第三步，根据当前查询出来的红蓝单据顺序对冲。④在每一步实现过程中均根据单据的到期日从前往后顺序进行对冲。对冲金额应该是MIN（|红票对冲总金额|，蓝票对冲总金额）⑤在自动对冲记账时，一个往来单位记一个处理号，在取消操作中可以根据往来单位来取消相应的红票对冲处理。⑥自动对冲完成后应显示一份对冲kok电子竞技：客户编码、客户名称、对冲原币金额、对冲本币金额。⑦根据当前输入的对冲总金额自动分摊到当前列示的红蓝单据列表中，对冲总金额只能输入正数。⑧自动根据单据当前显示的顺序进行分摊，可分摊的最大金额为MIN（|红字单据总余额|，蓝字单据总余额，输入的对冲总金额）。（2）手工红票对冲在进行手工红票对冲业务处理时应遵循如下规则：①保存之前，用户可以任意输入各单据的对冲金额，输入的原则是对冲金额不能大于该单据的余额。②对冲的顺序：第一步，当单据本身存在有红蓝表体记录的情况时，先进行单据的内部对冲。第二步，红字单据中有对应蓝字单据编码的红票。第三步，根据当前红蓝单据排列顺序对冲。③最后可对冲的总金额为MIN（|输入的红票对冲总金额|，输入的蓝票对冲总金额），即当输入的红蓝票对冲金额不相等时，最后只能按两者中的绝对值小值进行确认记账。④保存对冲记录时一次处理给一个处理号，允许在取消操作中按红冲次数进行反向处理。⑤红票对冲的记账日期为当前处理的注册日期，记账汇率使用当前输入的汇率。⑥根据当前输入的对冲总金额自动分摊到当前列示的红蓝单据列表中，对冲总金额只能输入正数。⑦自动根据单据当前显示的顺序进行分摊，可分摊的最大金额为MIN（|红字单据总余额|，蓝字单据总余额，输入的对冲总金额）。⑧可以对分摊好的对冲金额进行手工修改，修改的原则是对冲金额不能大于该单据的余额。5、应收制单处理应收制单分实时制单和集中制单两种方式。实时制单是指在应收单据审核后即由系统自动编制凭证。集中制单则是由系统提供的制单处理功能模块完成凭证的集中生成处理。在应收款管理系统中生成的凭证由系统自动传递到账务处理系统中，并由相关人员在账务处理系统中进行审核、记账。制单科目规则在制单处理即生成凭证时，应遵循分录形成规则。（1）应收发票制单（2）应收单制单（3）收款单制单（4）核销制单（5）票据处理制单（6）汇兑损益制单（7）转账制单（8）现结制单（9）坏账处理制单操作步骤：①在【UFIDAERP-U8】窗口，选择【业务工作】︱【财务会计】︱【应收款管理】︱【制单处理】双击，进入【制单查询】设置对话框，如图所示。②选择查询条件，将【发票制单】、【应收单制单】和【收付款单制单】三者同时选择，然后单击【确定】按钮，进入【制单】窗口，如图所示。③在要生成凭证的记录上双击，系统根据选择的顺序用1、2、……数字来表示该记录已被选择，再次双击将取消选择；也可通过单击工具栏上的【全选】或【全消】按钮进行选择或取消选择。④完成选择后，单击工具栏上的【制单】按钮，系统根据制单规则和选择标志数字，生成凭证，对凭证类型和其他信息进行修改后，单击保存按钮对凭证进行保存并传输到账务处理系统。如果单击工具栏上的【合并】按钮，系统会自动将所有记录添加选择标志为“1”，单击【制单】按钮，将所有记录合并生成一张凭证。任务四、应收、应付管理子系统期末处理期末处理指用户进行的期末结账工作。如果当月业务已全部处理完毕，就需要执行月末结账功能，只能月末结账后，才可以开展工作。【操作步骤】(1)单击“期末处理”，选择“月末结账”，系统弹出“月末结账”窗口，如图所示。(2)选择结账月份，双击“结账标志”一栏，标志选择该月进行结账。(3)单击“下一步”按钮，系统将月末结账的检查结果列示，可以单击其中任意一项，以检查其详细信息。单击“取消”按钮，取消此次操作。(4)单击“完成”按钮，执行结账功能。如果该月已结账后还有数据需要处理，单击“期末处理”，选择“取消月结”，系统即可取消该月份的对账工作。注意：(1)如果上个月没有结账，则本月不能结账。一次只能选择一个月进行结账。(2)如果应收款管理系统与销售管理系统集成使用，应在销售管理系统结账后，才能对应收系统进行结账处理。(3)当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的单据（发票和应收单）在结账前应该全部审核。当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据（发票和应收单），照样可以进行月结处理。(4)如果本月的结算单还有未审核的，不能结账。(5)当选项中设置月结时必须将当月单据以及处理业务全部制单，则月结时若检查当月有未制单的记录时不能进行月结处理。当选项中设置月结时不用检查是否全部制单，则无论当月有无未制单的记录，均可进行月结处理。小结：应收款管理系统主要用于核算和管理客户往来款项。应收款管理系统主要提供了设置、日常处理、单据查询、账表管理、其他处理等功能。初始设置主要包括：账套参数设置、基础档案设置、应收科目设置、坏账准备设置、账龄区间设置等。日常业务处理主要包括：应收单据处理、收款结算、转账处理、坏账处理、票据管理、制单、统计分析等。应付款管理系统的功能主要有系统初始化设置、应付单据处理、付款结算、核销、转账、制单、期末处理等。

思考题：1、简述应收款管理子系统的主要功能。2、应收款管理系统日常业务主要有哪些？3、转账处理共有几种形式？项目九供应链管理系统项目九供应链管理系统